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「社員数は順調に増えているのに、なぜか自分の確認作業ばかりが増えている」
「現場に業務を任せているつもりなのに、細かな相談や報告への対応で1日が終わってしまう」

組織が拡大し、複数の社員を抱える経営者の方から、こうしたお悩みを聞くことがあります。

■ 現場で起きている「確認」のすれ違い

経営者は会社をさらに前進させるため、社員に様々な業務や役割を任せていきます。その際、「ある程度は現場の状況に合わせて、自分で判断して動いてくれるだろう」という期待を持っていることが少なくありません。

しかし実際には、社長の元に「この件はどう進めましょうか？」「この場合はどちらを選びますか？」という確認の連絡が日々集まってきます。

毎日このような確認が続くと、「どうして自分で考えて動いてくれないのか」ともどかしさを感じる経営者の方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、現場の社員と対話を重ねていくと、彼らが決して受け身の姿勢になっているわけではないことが分かってきます。

むしろ逆で、真面目で責任感があるからこそ、「自分の勝手な判断で会社に迷惑をかけてはいけない」と考え、少しでも迷う部分があれば社長に確認をしているケースが多いのです。

社員としては「間違えないようにきちんと確認したい」という誠実な思いがあり、社長としては「もっと現場で判断して進めてほしい」という願いがある。お互いが会社を良くしようと真剣に取り組んでいるのに、結果として「社長の承認待ち」という状態が生まれ、社長の忙しさが増してしまっています。

■ なぜ「自分で判断すること」が難しいのか

社員が判断できないのは、能力が足りないからではありません。

多くの場合、「どういう時に例外を認めるのか」という判断基準が共有されていないだけです。

実際の業務でよくあるのが、取引先から「通常の納期より少し早めてもらえないか」というイレギュラーな相談を受けたケースです。

社長であれば、「この顧客とは長年の付き合いがあるし、今後の取引拡大も見込めるから、今回は特例で受けよう」と即座に判断できます。

しかし、新しく入った社員や現場の担当者には、その結論に至るまでの背景や、顧客との関係性の深さが見えません。彼らに共有されているのは、「通常の納期は◯日」という基本ルールだけです。

基本ルールから外れる事態が起きた時、それを「特例として通していいのか」「お断りすべきなのか」を決めるための判断基準は、社長の頭の中にしかありません。

「業務の手順」自体は共有されていても、その業務の途中で発生する「判断の基準」が共有されていないため、社員は行動を止め、答えを持っている社長に聞くしかなくなってしまうのです。

■ 「業務を渡す」から「基準を言葉にする」へ

社員が増えても社長の忙しさが変わらない場合、必要なのは「さらに業務を切り出すこと」ではなく、「社長の頭の中にある基準を言葉にして渡すこと」です。

これは、「何をするか」という作業内容だけでなく、「どこまでなら自分で決めていいか」という権限の境界線を整理するということです。

「基本ルール通りなら、私に確認せずに進めていい」
「ただし、納期変更や値引きの相談があった時だけ、事前に相談してほしい」

このように、自分で判断して進めてよい範囲と、社長の確認が必要な範囲を明確に切り分けるだけで、現場の迷いは減り、社長への確認連絡も大きく減少します。

■ 経営者の頭の中にある「独自の基準」を整理する

ただ、経営者自身が「自分が無意識に行っている判断基準」を言葉にするのは、非常に困難です。

日々の経営判断として自然に行っていることほど、自分自身ではその基準を客観視しにくいからです。

「なぜこの時はOKを出したのか？」と聞かれても、「これまでの経験上、大丈夫だと思ったから」という感覚的な答えになりがちです。

もし「人に任せているはずなのに、自分の仕事が減らない」と感じた場合は、一度第三者の視点を入れてみることをおすすめします。

第三者からの客観的な問いかけを挟むことで、経営者の頭の中にある感覚的な基準が整理され、社員が迷わず動ける「明確な基準」へと変換しやすくなります。

人数が増えた時こそ、ただ業務を渡すのではなく、お互いの認識をすり合わせ、「判断の基準」を整理するタイミングだと考えています。

私自身も、社員へ任せたつもりだったものの、前提や背景を十分に共有できておらず、お互いの認識がずれてしまった経験が何度もあります。

説明したつもりでも、実際には「結論」しか伝わっておらず、その背景にある考え方や目的までは共有できていませんでした。

その結果、社員からすれば「なぜそうするのか」が分からず、確認や認識合わせに時間がかかってしまうこともありました。

だからこそ今は、結論だけではなく、「なぜそう考えたのか」「何を大切にしているのか」という判断の背景まで伝えることを意識しています。

業務を任せること以上に、判断基準を共有することの難しさを日々実感しています。
どんな会社でも、複数人で仕事をしている以上、考え方や感じ方には違いがあります。

だからこそ、「ちゃんと伝えたつもり」だけではなく、日々の対話や言葉選びが大事になるのではないでしょうか。

私がなぜ、ここまで「当たり前の共有」や「働く時間との向き合い方」にこだわるのか。
その背景にある想いや仕事への向き合い方を、以下のページにまとめています。よろしければぜひご覧ください。

【代表 青木優介の取扱説明書（プライベート）】
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