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「会議の時間が長くかかってしまう」「会議で何も決まらず、何度も同じ会議を行っている」という話を聞く機会があります。

私も、同じ経験をしたことがありました。1時間の予定の会議が1.5時間や場合によっては2時間になったり、
この会議で決めるべきことが決まらず、次回に持ち越しになってしまったりと多くの時間を会議に使ってきました。

この様な会議が連続で続き、自分の仕事が終わらず残業が続く日々でした。

そんな中、1時間の会議が30分、40分で終わる会議がありました。
どうして短時間で会議目的が達成できているのか不思議に思い、よく観察したところ、これまでの会議と決定的に異なる部分がありました。

会議のスタートと同時に、「会議の目的」「会議の終了時間」を伝えた上で進むのですが、ここまではよくある風景です。
何が異なっていたかというと、会議で議論が始まらず、決裁を貰うまでの工程と最終的な決裁のみで終わり、参加者からの反論や疑問が一切出なかったことです。

これまでの会議では、会議中に参加者から異論反論が出ることも多く、その結果、会議が長引いたり改めて会議を行う等がありましたが、
会議に参加している方も積極的に発言はするのですが、脱線することなく決裁まで進み、なおかつ、短時間で会議が終わることがとても不思議でした。

そこで、どうして会議目的が達成され、かつ、短時間で終了となるのかをその会議を運営する人に教えて貰うことが出来ました。

ポイントは２つ。

１つ目は、「根回し」をしっかり行うこと

「根回し」と聞くと、古い社内政治や裏でコソコソと自分の意見を通すズルいやり方の様なネガティブイメージを持つ人もいるかもしれません。
ただ、私が教わった「根回し」は、決して一方的にこちらの要求を押し通すものではありませんでした。

会議に参加される方全員の時間を無駄にしないための工夫です。

多くの人が集まる会議の場で、一から意見をぶつけ合い、その場で妥協点を見つける様な行為は、あっという間に時間を使うことになり、
その結果、会議が長くなる要因になります。
その様な事態に陥らない様に、事前に相手方の状況や懸念点を確認し、妥協案を会議までに準備をする。
また、両者にメリットがある様な提案をすることで、お互いが得をする方法を一緒に探っておく。
これが私が教わった「根回し」です。

２つ目は、「コミュニケーション」を図ること

ここで言う「コミュニケーション」とは、会議に参加する方や部署と常日頃からどの様なお困りごとがあるのかまで分かる関係性を作っておくということです。
つまり、会議の目的がお互いにどの様なお困りごとを解決することに繋がるのかを一方的ではなく、双方がメリットがある形を考えるにあたって日頃からの「コミュニケーション」を図っておく必要があるということになります。

では、具体的に「お互いのメリットになる提案や妥協点」を考え、普段から「コミュニケーション」を図るためには何が必要になるのでしょうか。

ここで、ギリギリで仕事を行うのではなく「余白（余裕）」がある仕事を心がけていることが重要になってきます。

日々の業務に追われ、ギリギリの状態で走っていると、相手の状況を想像したり、事前に声をかけに行ったりする余裕なんて持てません。結果として、自分の言いたいことだけを会議の場にポンと投げ込んでしまい、無駄な議論や摩擦を生んでしまいます。

そもそも、お互いのメリットになる提案を作るためには、自分の部署だけでなく「会社全体が今どういう状況なのか」を広く把握しておく視点も欠かせません。

心と時間に「余白（余裕）」があるからこそ、会社全体の動きに目を向け、相手の立場に立った事前の調整を行い、有意義な提案を考えることができます。

会議は「ゼロから全員で考える場」ではなく、「事前に整えたものを、全員で確認・決定する場」です。

少しの「余白（余裕）」を使って、相手へのリスペクトを持った事前のコミュニケーションを行うこと。それだけで、会議は劇的に短くなり、しっかりと物事が「決まる」有意義な時間へと変わっていくと考えています。

私がなぜ、ここまで「時間の使い方」や「働く時間の向き合い方」にこだわるのか。その背景にある想いや仕事への向き合い方を、以下のページにまとめています。よろしければぜひご覧ください。

【代表 青木優介の取扱説明書（プライベート）】
https://www.pro-tean.com/message