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「人数はいるはずなのに、なぜ管理部門はいつもあんなに忙しそうなのか？」
「毎月同じように『人が足りない』『残業が多い』という話が出るのに、なぜ状況が変わらないのか？」

経営者の方から、こうした疑問をよく耳にします。

一方で、管理部門の担当者や業務を担っている側からは、まったく別の視点で「日々の業務」に対する声が上がっています。

【管理部門のリアルな声】
・「ミスをしないために、イレギュラー対応にはどうしても慎重になり時間がかかる」
・「ルールを決めても、勤怠や経費申請を期日通りに出さない人がいるため、その確認や対応に追われている」
・「法律の改正などで、有給管理や残業管理などの人員管理に時間がかかる」
・「給与計算のタイミングでは業務が集中し、他の業務に手が回らなくなる」

一見すると「定型業務」に見える仕事も、実際には「想定外への対応」や「他部署との調整」といった、
目に見えにくい手間が積み重なっています。
例えば、提出の遅れへの確認や差し戻し、内容不備のやり取りなど、予定通りに進まないことで発生する業務も少なくありません。

「うちの会社も同じかもしれない」
そう感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

だからこそ、「従業員◯人に対して管理部門◯人」といった【人数の比率】だけで判断すると、実態とのズレが生まれます。

管理部門が忙しい本当の理由は、人数ではなく「見えない業務量」が積み重なっていることにあります。

■ 「ミスへの不安」と「成功体験の不在」が改善を止める

仕事において「ミスをしてはいけない」というのは、どの部署でも当然同じです。

ただ、実際にさまざまな企業で話を聞いていると、
「変えた方が良いと分かっていても、変えられない状態」にあるケースが多く見られます。

その背景には、2つの要因があります。

① 「やり方を変えてミスが起きる」ことへの不安
今のやり方なら時間はかかっても確実にできる。
それを変えてミスが起きるくらいなら、現状維持を選びたい。

② 「本当に楽になるか分からない」という不信感
「システムを入れれば楽になる」と言われても、
実際に楽になった経験がなければ判断ができない。

この2つが重なると、
「今まで通り確実にやる」という選択になります。

これは改善を怠っているのではなく、
「責任を果たそうとしている結果」です。

こうした状態のままでは、業務のやり方自体が見直されることは少なくなります。

■ 「採用」か「現状維持」かの二択では解決しない

・忙しそうだから採用する
・人数は足りているから現状維持

こうした判断が取られるケースも多く見られます。

ただ、その前提となる業務量が見えていない場合、
判断と実態にズレが生じてしまうことがあります。

どちらの選択でも、提出の遅れや確認・差し戻し対応が重なりやすい構造が残っていると、
同じ状態が続いてしまうことがあります。

■ 解決の糸口は「事実ベースのすり合わせ」

この状況を変えるために必要なのは、
感覚ではなく「事実」です。

その中心になるのが、業務にかかっている時間の見える化です。

・どの業務にどれだけ時間がかかっているのか
・どこでイレギュラーが発生しているのか

これが見えるだけで、

・増員すべきか
・やり方を変えるべきか
・仕組みを入れるべきか

判断の精度が一気に上がります。

■ 経営と現場、それぞれの役割

ここで重要なのは、「誰がやるか」です。

担当者だけで整理しようとしても、なかなか進まないのが実態です。
経営がすべてを把握しようとするのも現実的ではありません。

だからこそ、

管理部門の担当者は、業務にどれだけ時間がかかっているかを整理する。
経営は、それを無理なく出せる環境を整える。

この役割分担が重要になります。

例えば、

・業務記録を取る時間も、あらかじめスケジュールに組み込んでおく
・改善提案が上がったら検討する
・移行期間のミスを許容する

こうした環境があるかどうかで、改善の進み方は大きく変わります。

■ まずはここから

もし「自社も同じかもしれない」と感じたら、
まずは1週間だけでも構いません。

「どの業務にどれだけ時間がかかっているか」を書き出してみてください。

それだけで、
【忙しさの正体】が見えてくることがあります。

■ それでも整理が進まない場合

実際には、

・どこまで整理すればいいか分からない
・時間が取れない
・何が課題か判断できない

こうした壁にぶつかることも少なくありません。

この段階になると、社内だけで整理するのは難しくなります。

第三者の視点を入れることで、
「当たり前になっている非効率」に気づけることもあります。

管理部門の適正人数は、他社の基準では決まりません。
管理部門の人数は、「人数」ではなく「業務量とのバランス」で決まります。

その一歩が、管理部門だけでなく、
会社全体の生産性を大きく変えるきっかけになります。

私がなぜ、ここまで「経営と現場のすり合わせ」や「働く時間の向き合い方」にこだわるのか。
その背景にある想いや仕事への向き合い方を、以下のページにまとめています。
少しでも気になったら、のぞいてみてください。

【代表 青木優介の取扱説明書（プライベート）】
https://www.pro-tean.com/message